通常、２つ３つの業務が並行して発生しているんだけど、頭の中の整理が追いつかない。
もともと、記憶力はあまり使わないタイプなので、TODOをすぐ忘れる私。
で。
新しい仕事に就いてしばらくしてから、業務日誌としてEvernoteを導入した。
使い方としては、まずプライベート用IDと別に仕事用のIDを取得。別々に扱う。
なぜなら、会社のPCにプライベート情報表示できるようにしたくないし、会社の情報とボーイスカウトの情報と個人情報が入ってるEvernoteを一緒くたにしたくないから。
以降、仕事用のIDでの使い方。
まず業務メモのノートブック。
会社全般の情報のノートや、新入社員として習ったらメモしておこう！な業務ノート。
最初にそれに書いたのは、正式な会社名（笑）と、代表者名、住所、電話番号などなど。
そのうち、株式会社なので「法人番号」というのがあると知り、そこにメモ。
さらに事務関係業務で雇用保険とか、社会保険とか、助成金関係の番号とか、とにかく何桁もの「番号」がいっぱい出てくることを知り、驚きながらもすべてそこにメモ。
もう一つは、社員の名前。漢字と読み。さらには...と、担当する手続きに出てくる色んな情報をすべて突っ込んでいった結果。
辞書みたいなノートブックが出来上がった。今も更新中。
もう一つのノートブックには、業務ごとの記録やその後の自分への助けとなる情報を日記的にもメモしていった。
とにかく役所関係の手続き・独特な手順が多い。
それをこうだった、ああだったとメモしていくうちに、毎月のルーティンで出てくる仕事の見直し用辞書（あくまで個人的な補助用）になってきた。
そして名刺台帳。
名刺はもらったらすぐスキャン！Evernoteに保存！
引き継いだ業務では名刺がない場合もあったけど、メールの署名とか封筒とかから、名刺がくれるような情報...つまり正式社名とか担当者名とか、電話番号とかメールアドレスとか部署とか住所とかetc...。を記載。
さらには名刺の文字検索も楽になるように、名刺の中の情報も、名刺を貼り付けたノートに記載。
どんな業務で、何年何月何日もらった名刺なのか、とか、電話でこんな話したなどのメモも。（これすぐ忘れるんだ私。）
さらには会議録。
正式な会議録というより、自分用のメモ。
今の会社では会議も何もかもみんなPCもって参加するので、話を聞きながらだーっと打ち込んでいく。
後で見直すか？ほぼ見ない。どちらかというと文字で頭にいれる人なので、そのための作業というか。
たまに「あの会議でどういってたっけ？A？Bだった？」という問いかけがあると、このメモが役に立つ。
一番重要というか、一番よく使ってるのが「業務日誌」ノートブック。
1日１ノート。
手帳で１日１枚のデイリーノート気分で使用。
表を導入した。
こんな感じ。
タイトル：日付と曜日
重要度 | チェック | タイトル | 詳細 | メモ |
A |
重要度は「今日やるべき業務」「明日までのばしても大丈夫な業務」「そのうちで大丈夫な業務」「返答待ち」などなどを、A,B,C,Dとつけている。
この辺りは、フランクリン•プランナー手帳のデイリーの設定を参考にした。
いつだっていくつもの業務が同時進行で進むし、途中で呼ばれて席を外して戻ってきて、何をやりかけてたか、頭を戻すのに少し間が開くようになった。
打ち合わせで決めたことは議事録作らない事も多いので、その場でメモった事と頭の中に記憶があるうちに、１つのタスクとして書いていく。
「これ、急がないけど取り組んでほしい」という仕事が割り振られることもある。
空いてる時間に書類は準備しておいて、◯月◯日になったら ネットで提出。
なぁんていう業務もあるので、激しく書き換えがきくのはとても便利。
この「重要度」枠は毎日変わる。
最初は「C:そのうち」でも、その週のうちに処理するけど今日でなくてもいいのは「B」とか。
どうしても「今日やらなければ」は、「A」をつけておく。
提出してから、処理待ちや回答待ちなどは「D」。
半月くらい待つ羽目になるのは、日々のTODOにいれるのは煩いので、消す。
大丈夫、消しても必要なら検索したら処理した時の記録が出てくるから。
そうやって毎朝、前日のノートを「複写」して、その日のノートを作成してる。
その時に昨日で終わった業務も消す。
そうやって「今日」の業務日誌が出来上がっていく。
これは提出する日誌ではなくて、自分の手帳みたいなもの。
Evernoteには内部リンクの機能がある。
この業務日誌には、会議録とか、業務メモとかにリンクをいれておくこともある。外部リンクもOK。
毎月のルーティンの業務は「えーっと、どこに書類おいたっけ」ということがよく発生する。
書類そのものは、ワードやエクセルだったり、でも主なものはGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの利用も多いので、そのURLをここでリンクいれておく。
作成する書類をさっと取り出して作業できるので楽。
日々業務で終わったものは、
- チェックボックス
にチェックを入れていく。
今日作業したけど明日に続く…のは、チェックいれてさらに矢印「→」を入れておく。
これは「明日に続く」の意味で使ってる。
これもフランクリンプランナー使ってた頃に覚えた方法。
文書保存
セミナー案内とか、仕事で受講するセミナーとかとか。
メモ的に資料を貼り付けておくこともある。
そういえばZoom開催のセミナーを受講したとき。
PCともう一つのディスプレイを繋いで２画面使っているので
Evernoteにセミナーのノートをとって、画面いっぱい文章が箇条書きで出てきた時は
画面キャプチャを取って、Evernoteに貼り付けた。
そしたらメモとるのに必死になるより、流れてくる講師の声に余裕で耳を傾ける余裕が出来たなぁ
2024年3月10日 https://pyoblog.postach.io/
