Evernoteの日本法人解散のニュースに、しばらく固まってしまった。
Evernote利用開始日を調べると、2012年12月20日から使ってる。
長い事情報を溜め込んできたので、整理しなきゃと思いつつも、混沌とした押入れ状態。
でも別IDを作って、仕事の業務手帳としても使っているので、手放せないという気持ちと
ボーイスカウトで抱えている幾つかの役務別の業務手帳も作りたいけど、別IDは無理かなぁという気持ちと。
ちょっと自分の中で整理してみた。
最近のわたしは、PCでの利用もあるけど、スマホで使うことも多い。
その時に、EvernoteではIDの切り替えがあっさりいかない。
もう一つ、Evernoteの弱点は印刷に弱い。「ちょうどA4の書類にバランスの良いレイアウトの書類として印刷する」のができない。
さらに、今の会社はＤＸが進んでいて、情報共有をがんがんやっているけど、Evernoteの共有までは他の人に勧めにくい。運営が不安定なのを長年使ってて知っているから。
でも会議中にさくさくっと記録していける媒体として、テキスト文を入力したりとか、必要な情報の検索とか、Evernoteはとても使い勝手がいい。
さてどうしよう。
とりあえず、巷ではどうしているのか検索して調べてから、OneNoteアプリをダウンロードして設定してみた。
以前も使いかけて使いこなせなかったけど、 Office製品は有料会員なので使わないのももったいないかなーと思ってたもの。
それをいじっているうちに、気がついた。
１つの「ノート」を、OneNoteではファイルとして作成しているということ。
そして「ノートブック」にあたるものは、「フォルダ」でできてるじゃん？
なら。
仕事でもボーイスカウトでも使い慣れているGoogleでいいじゃないか。
それなら。
いま、グーグルの個人ID、仕事用の個人ID、ボーイスカウト用のIDは団、隊、団会計を扱ってるので。
つまりそれぞれのGoogle Driveに「業務日誌用フォルダ（Evernoteのノートブックの役割）」を作って、その中に・・・Documentで「ノート」にあたるファイルを作っていけばいい。
GoogleDocumentには、「ページ分けなし」という設定ができる。
これ、A4サイズとかの紙サイズの区切りなどがないので、その点でEvernoteのノートと同じ感覚で使うことができる。
そして。
「構成要素」というメニューにある、「プロダクトマップ」などを使ったら、各段に使い勝手がいいことに気がついた。
これを使うと、こういうのが出来上がる。
業務もボーイスカウトも、プロジェクトだらけだもん。これは使える！！
例えば隊の隊長ノートとして。
プロジェクト１つ目は、次の集会。
集会準備には、
というのがあるけれど、実際にはもっと細かく、日程を決めるとか、年プロで考えてたテーマを元にどんな準備手順があるかを書き出していって、それにステータスを設定していくわけ。
場所の下見、選定から、それが決まったら具体的なイメージがわくので、実施計画書が作れるし。といった具合。
保護者の連絡や意見をきいて、実施日までの流れを書き出していく。
同時に、プロジェクト２つ目、プロジェクト３つ目も書いていく。
実施日は違うけど、準備は同時進行だものね。
例えば今は４月の後半で５月の集会計画を第１回目集会と、第２回目集会の準備をしていればいいだけじゃなくて。６月の集会は予約が必要なので、いまのうちにさくっと予約をいれる必要がある。
というわけで、３つのプロジェクトを同時に書き出す。
私は忘れっぽいので、以前たてた「年プロ＝年間計画書」（これはスプレッドシートで作成済）に、リンクをいれておく。
これでいつでも別Windowで開いて参照できる。
そしてもうひとつ。
体験申込が複数あったので、それも同じような感じで企画枠を作っていく。
入隊までの流れ、何を案内し、どこまで案内しているのか、体験入隊に何が必要か、本入隊までには何が必要か。
体験１回目で渡した木の葉章は、本入隊時点でカウントにいれるつもり。（木の葉章１０枚集まったら小枝章授与）
となると、木の葉章の記録が必要なんだけど、これは「Googleフォーム」で入力して、スプレッドシートに集計できるようにセットしてあるので、そこに体験予定者の名前もセットしていかなきゃ。とかね。
こんな感じで業務の流れを作っておいて、日記帳としては日付が変わったら複製して次の日付のノート（ファイル）を作成する。
複製なんだけど、こんどは終わったものは削除。記録としては前のノートに残っているから大丈夫。
ちなみに、仕事用の業務手帳代わりには、毎日のノートを作ってた（Evernoteで）から、Documentに移行しても同じように毎日作るけど、ボーイスカウトに関してはウィークリー（週替り）にすることにした。
更新頻度を考えると、毎週１回複製、あとは大きな行事があればれ１つのノートでいいかなー。でもビーバー隊だと、ボーイ隊ほど大きく日数を越えるものはない。県連からもらう書類をスキャンして保存してリンク入れておくくらいかな。
ちなみに、業務用も隊長用も、いずれ他の人に引き継ぐことを考えての記載にしている。
会社も定年まで片手の年数だもん、もっとも「８０歳まで現役ね」とは言われているけど、それでもどっちも後進に引き継ぐことを考えざるを得ない年齢になってるもの。
だから自分用でもあり、いつか引き継いだ人が「あれはどうしたらいいのか」と思った時に情報検索して「そうなのか」と思える書き方にしなきゃと思ってる。いや、１年後の自分に説明するように書いているという方がいいかな、忘れっぽいから私。
引き継がないぞ、と思って記録しているのは個人の日記。
ここにもTODOは存在する。家族の行事とか、ネットで注文したものの記録とか、ここ数日は自分の健康診断と定期検診と姉がコロナかかって緊急入院などでばたばたしたので、必要なものをプロジェクトとしてリストアップして記録していった。
だけどほとんどは、公にかけない日記でもある。
Googleだと複数のIDのカレンダーをスマホやPCでもリンクさせられるし、スマホアプリでドライブ開いてIDを切り替えるのにスピードが段違いに良い。Evernoteはかなり早くはなったけどID切り替えにはやはり時間かかるもの。
それでもぱっと見てチェックできる買い出しリストとかは、Documentの日記よりは「Keep」を使ってる。だってこれはさらに早い。
ただ個人的にはKeepはEvernoteの代わりにはならないと思ってる。人によるでしょうけどね、使い勝手というものは。
さて、気になるのは。
Evernoteをブログとして使う、と決めたこと。
ブログ、どうしよう。
Documentは、文書の公開できるよね、これは知ってる。以前やったことがある。
そか、単発ファイルとして、告知をXとかFacebookとかetcでやるとか。たしかハッシュタグかけて検索した時に、そういう使い方をしている外国人の投稿を見かけた。
まだまだ、模索中。
pyo
2024年4月28日
